Hoe organiseer ik de inschrijvingen? Update 12 april

Inschrijvingen voor huidig schooljaar (2020-2021)

Fase geel

  • In fase geel kunnen inschrijvingen op een normale manier (fysiek) plaatsvinden. Je kan ouders en (kandidaat-) leerlingen op school ontvangen.
  • Neem de nodige veiligheids- en hygiënemaatregelen in acht die in deze fase gelden.

Fase oranje

  • In fase oranje gebeuren de inschrijvingen, in basis en secundair onderwijs, op afstand (bijvoorbeeld digitaal of telefonisch). Respecteer altijd de chronologie van de inschrijvingen.
  • Hou rekening met de schoolvakanties. Een weigering moet binnen de vier kalenderdagen kunnen worden meegedeeld aan de ouders. Communiceer duidelijk naar ouders, bijvoorbeeld over wanneer het webformulier (on)beschikbaar is.
  • Scholen kunnen ook ouders en (kandidaat-) leerlingen op school ontvangen voor een rondleiding of het formaliseren van de inschrijving ( handtekenen, welkomstgesprek…). Deze contacten zijn uitzonderlijk: als er geen leerlingen op school zijn, op individuele afspraak, met ten hoogste 3 personen, volgens de veiligheidsmaatregelen en enkel voor wie weinig toegang heeft tot digitale alternatieven. Het formaliseren van de inschrijving kan op afstand en elektronisch.

Fase rood

  • In deze fase gebeuren de inschrijvingen, in basis en secundair onderwijs, uitsluitend op afstand (bijvoorbeeld digitaal of telefonisch).
  • Respecteer altijd de chronologie van de inschrijvingen.
  • Hou rekening met de schoolvakanties. Een weigering moet binnen de vier kalenderdagen kunnen worden meegedeeld aan de ouders. Communiceer duidelijk naar ouders, bijvoorbeeld over wanneer het webformulier (on)beschikbaar is.
  • Ouders of kandidaat-leerlingen op school ontvangen is niet toegestaan. Formaliseer een inschrijving eventueel later, wanneer dat wel weer kan en respecteer de chronologie. Het formaliseren van de inschrijving kan op afstand en elektronisch.

Inschrijvingen voor volgend schooljaar (2021-2022)

  • Hou rekening met een mogelijke verstrenging van het pandemieniveau voor inschrijvingen voor volgend schooljaar (2021-2022).
  • Verwacht je kampeerrijen voor de inschrijvingen voor schooljaar 2021-2022? Vermijd dan kamperende ouders door de inschrijvingen te laten plaatsvinden op afstand. Dat kan via een (gezamenlijke) digitale aanmeldingsprocedure.
  • Scholen kunnen tegen 15 november 2020 een voorstel van aanmeldingsprocedure indienen bij de Commissie inzake Leerlingenrechten.
    Scholen kunnen ook nadien nog een voorstel indienen, uiterlijk op 17 januari 2021. Er geldt dan wel een verkorte beroepsprocedure.
  • Maakt je school deel uit van een LOP? Maak dan op tijd afspraken met het LOP over de inschrijvingen voor volgend schooljaar.
  • Opendeurdagen zijn mogelijk in het basisonderwijs in fase geel. In het secundair onderwijs zijn ze enkel mogelijk in fase groen.

Fase geel

  • In fase geel kunnen inschrijvingen op een normale manier (fysiek) plaatsvinden in het basisonderwijs, als de nodige  veiligheids- en hygiëne maatregelen gerespecteerd worden.
  • Inschrijvingen in het secundair onderwijs en ook in de hogere leerjaren van het gewoon secundair onderwijs en de leertijd kunnen enkel op afstand (bij inschrijvingen op afspraak kan immers de chronologie niet gegarandeerd worden).
  • Inschrijvingen van toegewezen leerlingen na een aanmeldingsprocedure kunnen op afspraak gebeuren. Ook inschrijvingen die starten voor de eerste schooldag van maart in scholen die geen leerlingen weigeren, kunnen op afspraak. In het secundair onderwijs zijn deze contacten uitzonderlijk.
  • Scholen secundair onderwijs kunnen ouders en (kandidaat-) leerlingen op school ontvangen voor een rondleiding of het formaliseren van de inschrijving (handtekenen, welkomstgesprek…). Deze contacten zijn uitzonderlijk: als er geen leerlingen op school zijn, op individuele afspraak, met max. 3 personen, volgens de veiligheidsmaatregelen en enkel voor wie verminderde toegang heeft tot digitale alternatieven.
  • Het formaliseren van de inschrijving kan op afstand en elektronisch.

Fase oranje

  • In fase oranje gebeuren de inschrijvingen, in basis en secundair onderwijs, op afstand (digitaal of telefonisch). Respecteer altijd de chronologie van de inschrijvingen.
  • Inschrijvingen van toegewezen leerlingen na een aanmeldingsprocedure kunnen uitzonderlijk op afspraak gebeuren. Ook inschrijvingen die starten voor de eerste schooldag van maart in scholen die geen leerlingen weigeren, kunnen uitzonderlijk op afspraak.
  • Scholen kunnen ouders en (kandidaat-) leerlingen op school ontvangen voor bv. een rondleiding of voor het formaliseren van de inschrijving (bv. handtekenen, welkomstgesprek…). Deze contacten zijn uitzonderlijk: als er geen leerlingen op school zijn, op individuele afspraak, met max. 3 personen, volgens de veiligheidsmaatregelen en enkel voor wie verminderde toegang heeft tot digitale alternatieven.
  • Het formaliseren van de inschrijving kan op afstand en elektronisch.

Fase rood

  • In fase rood gebeuren de inschrijvingen, in het basis en secundair onderwijs, uitsluitend op afstand (digitaal of telefonisch). Dit geldt voor alle inschrijvingen in het basis- en secundair onderwijs, ook voor de inschrijvingen voor de hogere leerjaren van het gewoon secundair onderwijs en de leertijd.
  • Respecteer altijd de chronologie van de inschrijvingen.
  • Ouders of kandidaat-leerlingen op school ontvangen is niet toegestaan. Formaliseer een inschrijving bij voorkeur elektronisch in deze fase. Dit kan ook op school, eens dat weer kan conform de veiligheidsmaatregelen in fase oranje of geel.

Inschrijvingen digitaal of op afstand organiseren

  • Als je school in LOP-gebied ligt, maak je hierover afspraken in het LOP.
  • Je school kan:
    • De inschrijvingen laten voorafgaan door aanmeldingen
    • Rechtstreeks laten inschrijven op afstand (bijvoorbeeld digitaal).
  • Voor de hogere leerjaren van het secundair onderwijs kan uitsluitend rechtstreeks ingeschreven worden op afstand.

Aanmelden

 

  • Aanmelden betekent dat ouders vooraf kenbaar maken in welke school of scholen ze hun kind willen inschrijven, waarbij een volgorde in keuze wordt aangegeven. De beschikbare plaatsen worden dan toegekend aan de hand van bepaalde criteria.
  • Dien uiterlijk op 15 november 2020 of uiterlijk op 17 januari 2021 een voorstel tot aanmeldingsprocedure in bij de CLR.
  • Ga na of er scholen aanmelden in je gemeente. Samen aanmelden heeft voordelen.
  • Meer info over aanmelden:

Rechtstreeks inschrijven op afstand (bijvoorbeeld digitaal)

  • Digitale inschrijvingen gebeuren chronologisch (volgens het moment dat in het inschrijvingsregister wordt genoteerd). Vermijd digitaal inschrijven indien mogelijk als je een capaciteitsprobleem hebt en dus leerlingen zal moeten weigeren op basis van capaciteit. Voorzie een performant systeem, zodat bij eventuele klachten de volgorde van de inschrijvingen gereconstrueerd kan worden.
  • Communiceer zo breed mogelijk. Maak de start en de wijze van inschrijvingen breed bekend. Communiceer met zoveel mogelijk partners en via verschillende kanalen (andere scholen in de gemeente, CLB, doelgroeporganisaties, website, sociale media, gemeentelijke infokanalen, affiche aan de schoolpoort …).
  • Een inschrijving is definitief als het schoolreglement en het pedagogisch project is ondertekend. Dit kan dit schooljaar op afstand en elektronisch, bijvoorbeeld met een elektronische handtekening, scan of foto van de ondertekening of een akkoordverklaring via een webformulier.
  • De eerste kennisgeving, tijdens de inschrijvingsperiode, van een ouder of leerling dat hij wil inschrijven wordt aanzien als het moment dat geregistreerd wordt in het inschrijvingsregister.
  • Voorzie ondersteuning voor ouders, bijvoorbeeld telefonisch, en bezorg schoolreglementen per post aan ouders waar nodig.
  • Respecteer de regels rond de voorrangsgroepen.
  • Stuur ouders een bevestiging per mail of brief dat de leerling ingeschreven is.
  • Als een leerling niet kan worden ingeschreven bezorg je ook nu een weigeringsdocument (mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving):
  • Weigeringen kunnen dit schooljaar ook elektronisch aan de ouders bezorgd worden en moeten worden gemeld via het schoolsoftwarepakket aan AGODI.

Nieuw inschrijvingsdecreet?

Omdat scholen zich de rest van het schooljaar op hun kerntaak, lesgeven, kunnen toeleggen, moeten scholen maximaal ademruimte krijgen. Daarom wordt de implementatie van het nieuwe inschrijvingsdecreet met 1 jaar uitgesteld tot 1 september 2021 voor de inschrijvingen voor het schooljaar 2022-2023. Zo kunnen scholen hetzelfde inschrijvingsregister en model van niet-gerealiseerde inschrijving blijven gebruiken voor inschrijvingen voor het schooljaar 2021-2022.

Heeft dit artikel u verder geholpen?